Poniżej zamieściliśmy wybrane problemy jakie mogą wystąpić w firmie produkcyjnej w związku z brakiem sprawnego systemu do obsługi zgłoszeń:

• Firma produkcyjna wprowadziła na rynek swoje specjalistyczne produkty. Jako producent zobowiązana jest zapewnić swoim klientom sprawną obsługę w zakresie reklamacji i serwisu tych produktów. Brak efektywnego systemu do obsługi zgłoszeń znacząco utrudnia obsługę reklamacji. Kontakty związane z obsługą procesu gwarancyjnego odbywają się w sposób mało efektywny i niezadowalający.
• Firma nie posiada elektronicznego systemu przyjmowania i obsługi zgłoszeń gwarancyjnych i reklamacji. Zgłoszenia odbierane są za pomocą e-maila lub telefoniczne, a następnie rejestrowane są w arkuszu kalkulacyjnym – w konsekwencji powoduje to przeterminowanie zarejestrowanych zgłoszeń , co z kolei przyczynia się do głębokiej frustracji klientów czekających na rozwiązanie swoich spraw.
• Zgłoszenia odbierane są za pomocą e-maila lub telefoniczne – brak centralnego repozytorium zgłoszeń, umożliwiającego ich kategoryzacje, nadawanie priorytetów, a tak że brak mechanizmów powiązań między zgłoszeniami powodował, że realny czas obsługi zgłoszeń po stronie produkcji był często niewystarczający. 
• Brakuje wiedzy na temat zasadności reklamacji, sposobów rozwiązania, typowych usterek, które niekoniecznie wymagają zwrotu lub przesyłania towaru – te same zgłoszenia obsługiwane przez różne osoby mogą być inaczej rozpatrywane. Brak bazy wiedzy jak postępować z danym rodzajem zgłoszenia powoduje często uznanie reklamacji, które są niezasadne.
• Klienci nie wiedzą jaki jest status ich spraw – funkcjonujące w firmie rozwiązanie nie zapewnia klientom podglądu statusu zgłoszonych spraw. Komunikacja z klientami odbywa się albo poprzez e-mail albo telefonicznie.