Poniżej zamieściliśmy wybrane problemy jakie mogą wystąpić w dziale helpdesk w związku z brakiem sprawnego systemu do obsługi zgłoszeń:

• Firma nie posiada sprawnego systemu przyjmowania i obsługi zgłoszeń serwisowych i reklamacyjnych, który by zapewnił monitorowanie czasów obsługi zgłoszeń – w konsekwencji powoduje to przeterminowanie zarejestrowanych zgłoszeń, co z kolei przyczynia się do głębokiej frustracji wśród klientów czekających na rozwiązanie swoich spraw.
• Zgłoszenia odbierane są za pomocą e-maila lub telefoniczne – brak centralnego repozytorium zgłoszeń, umożliwiającego ich kategoryzacje, nadawanie priorytetów, a tak że brak mechanizmów powiązań między zgłoszeniami powoduje, że realny czas obsługi zgłoszeń jest znacznie większy niż oczekiwałby to zarząd firmy. 
• Brak wiedzy  na temat zasadności zgłoszeń, sposobów rozwiązania, typowych błędów i problemów – przy obsłudze dużej liczby zgłoszeń pracownicy Helpdesk tracą mnóstwo czasu na ponowne wyszukanie rozwiązania problemu, który już wcześniej został rozwiązany przez inne osoby.
• Klienci nie wiedzą jaki jest status ich spraw – funkcjonujące w firmie rozwiązanie nie zapewnia swoim klientom podglądu do zgłoszonych spraw, a komunikacja z klientami odbywa się albo poprzez e-mail albo telefonicznie.