Napotkane problemy w sieciach sprzedaży

Poniżej zamieściliśmy wybrane problemy jakie mogą wystąpić w sieciach sprzedaży w związku z brakiem sprawnego systemu raportowania:

  • W firmie prognozami sprzedaży zajmują się menadżerowie wykorzystując arkusze Excel – prognozy sprzedaży są trafne w przypadku małego zróżnicowania wolumenu sprzedaży oraz przy zastosowaniu uproszczeń w obliczeniach. Jednak w przypadku niejednorodnej sprzedaży w wielu sklepach, przy uwzględnieniu promocji, sezonowości, proste modele prognozy sprzedaży oparte tylko na plikach Excel lub intuicji mogą być niewystarczające.
  • W firmie występuje system ERP, ale nie daje on pełnej analityki jak wygląda rentowność w poszczególnych sklepach – system ERP umożliwia bieżącą analizę kosztów zakupu towarów, ale bardzo trudno jest uzyskać wiarygodną informację nt. rentowności poszczególnych sklepów. Aby uzyskać takie informacje trzeba się wspomagać plikami excel, które zawierają zestawienie kosztów sprzedaży,  koszty lokali, klucze dekretacji kosztów ogólnych etc. Brakuje w firmie narzędzia do skonsolidowania danych sprzedażowych i danych obejmujących koszty funkcjonowania poszczególnych sklepów.
  • Dane do raportów pochodzą z kilku źródeł i są ręcznie konsolidowane – rozwiązanie jest efektywne w przypadku gdy dane pobierane są z dwóch, trzech źródeł danych. Jednak w przypadku rozproszonych sieci sprzedaży dane często pochodzą z wielu plików, systemu ERP i innych wewnętrznych systemów. Dane są ręcznie łączone w osobnych arkuszach Excel, co  sprzyja powstawaniu błędów podczas konsolidowania danych.
  • Firma ustala optymalny stan magazynowy w poszczególnych lokalizacjach bez użycia zaawansowanego systemu informatycznego – w przypadku  sieci składających się z jednego, dwóch sklepów stan magazynowy jest utrzymywany na optymalnym poziomie. Jednak w przypadku sieci sklepów składających się z kilku/kilkunastu sklepów zdarzają się sytuacje, że w niektórych sklepach brakuje danego towaru a w innych z kolei dany towar leży na półce. Pojawia się problem z optymalnym poziomem zamówień na poszczególne sklepy przy uwzględnieniu wielkości magazynu.

Wdrożenie systemu

System eRaportowanie to rozwiązanie, które zapewni pracownikom sieci sprzedaży sprawną obsługę raportów począwszy od zebrania danych z różnych źródeł danych, poprzez konsolidację tych danych, generowanie raportów aż po prognozowanie sprzedaży i optymalizowanie stanów magazynowych.

Poniżej przedstawiamy przykładowy harmonogram wdrożenia systemu eRaportowanie dla sieci sprzedaży (kilka, kilkanaście sklepów).

Etap 1 Przygotowanie do wdrożenia

  • Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej
  • Zdefiniowanie potrzeb raportowych
  • Ustalenie zakresu integracji z systemami  zewnętrznymi
  • Ustalenie zakresu danych importowanych z innych źródeł niż system ERP, HR, CRM
  • Ustalenie zakresu przetwarzanych danych do bieżącej analizy rentowności
  • Ustalenie zakresu danych do migracji z aktualnych źródeł danych

Etap 2 Wdrożenie pilotażowe

  • Konfiguracja i personalizacja systemu (zdefiniowanie parametrów systemu m.in.: słowników, kalendarzy, szablonów raportów, konfiguracji kont użytkowników)
  • Wykonanie dedykowanych mechanizmów do importu danych z systemów firmowych
  • Konfiguracja mechanizmów integracji z systemami w firmie
  • Wykonanie inicjującego importu danych
  • Uruchomienie pilotażowe dla wybranych 2-3 sklepów

Etap 3 Uruchomienie systemu eRaportowanie

  • Docelowa konfiguracja i personalizacja systemu
  • Wykonanie mechanizmów przyrostowego importu danych
  • Uruchomienie docelowych mechanizmów integracji z systemami firmowymi
  • Uruchomienie produkcyjne systemu

Przedstawiony harmonogram ma  charakter poglądowy i może się różnić w zależności od branży, skali firmy i wymaganych integracji.

Korzyści z użycia eraportowania

Wdrażając system eRaportowanie firma osiąga realne korzyści związane z usprawnieniem procesu generowania raportów:

  • prognozowanie danych sprzedażowych w oparciu o model analityczny – prognozowanie sprzedaży
  • optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej w oparciu o model analityczny – prognozowanie zamówień
  • szybsze uzyskiwanie odpowiedzi na pytania związane z rentownością sprzedaży
  • dostęp do raportów poprzez aplikację mobilną
  • dostęp do skonsolidowanych danych z różnych źródeł w jednym narzędziu
  • podejmowanie trafniejszych decyzji na podstawie przejrzystych raportów
  • rozbudowany system alertów pozwalający na większą kontrolę nad danymi
  • cykliczne wysyłanie raportów pozwala na bieżącą kontrolę raportów
  • zastosowanie wskaźników KPI pozwala na szybszą reakcję kierownictwa firmy na pojawiające się problemy