Napotkane problemy w firmach usługowych

Poniżej zamieściliśmy wybrane problemy jakie mogą wystąpić w firmach usługowych w związku z brakiem sprawnego systemu do obsługi raportów i planowania zasobów:

  • Firma nie posiada systemu do planowania zasobów. Grafik zasobów jest tworzony w oparciu o pliki programu Excel –  rozwiązanie sprawdza się w przypadku gdy liczba zasobów jest niewielka i nie ma zbyt częstych zmian w harmonogramie. Jednak, w przypadku gdy zmiany w harmonogramie są częste, a każda zmiana powoduje niekończące się uzgodnienia w obsadzie grafika zasobów, to rozwiązanie oparte na plikach programu Excel staje się niewystarczające. Jest to szczególnie uciążliwe gdy nad planowaniem zasobów muszą pracować równolegle dwie osoby, wówczas program Excel jest niewystarczający.
  • Raporty generowane są manualnie przez pracowników i wysyłane menadżerom/kierownikom –  rozwiązanie sprawdza się dla niewielkiej liczby zmiany w danych. Jednak, w przypadku gdy ilość danych jest duża, zmiany częste, wykonanie raportu staje się bardzo czasochłonne.
  • Dane do raportów pochodzą z kilku systemów i są ręcznie konsolidowane – rozwiązanie jest efektywne w przypadku gdy dane pobierane są z dwóch, trzech zbiorów danych. Jednak w przypadku większej ilości zbiorów danych zwiększa się prawdopodobieństwo wystąpienia błędów podczas ręcznej konsolidacji danych.

Wdrożenie systemu

System eRaportowanie to rozwiązanie, które zapewni pracownikom w firmach usługowych sprawną obsługę raportów począwszy od zebrania danych z systemów i plików, poprzez konsolidację danych z różnych źródeł, aż po wygenerowanie raportów.

Poniżej przedstawiamy przykładowy harmonogram wdrożenia systemu eRaportowanie dla niewielkiej liczby źródeł danych:

Etap 1 Przygotowanie do wdrożenia

  • Zdefiniowanie potrzeb raportowych
  • Ustalenie zakresu integracji z systemami  zewnętrznymi
  • Zdefiniowanie zakresu danych do migracji
  • Zdefiniowanie zakresu optymalizacji zasobów

Etap 2 Uruchomienie systemu eRaportowanie

  • Konfiguracja i personalizacja systemu
  • Wykonanie migracji danych
  • Uruchomienie mechanizmów integracji z systemami zewnętrznymi
  • Uruchomienie modelu analitycznego – grafik zasobów
  • Uruchomienie produkcyjne systemu

Przedstawiony harmonogram ma  charakter poglądowy i może się różnić w zależności od branży, skali firmy i zakresu integracji.

Korzyści z wdrożenia systemu eRaportowanie

Wdrażając system eRaportowanie firma osiąga realne korzyści związane z usprawnieniem procesu generowania raportów:

  • dostęp do skonsolidowanych danych z różnych źródeł
  • dostęp do wybranych raportów poprzez aplikację mobilną
  • prezentacja danych wrażliwych poprzez rozszerzoną rzeczywistość
  • podejmowanie trafniejszych decyzji na podstawie skonsolidowanych danych
  • większa kontrola nad danymi, dzięki zastosowaniu powiadomień (gdy zachodzi określone zdarzenie w strukturze danych, system samoczynnie wyśle powiadomienie)
  • zastosowanie modelu analitycznego – grafik zasobów, pozwala na optymalne kosztowo planowanie zasobów
  • szybsze uzyskiwanie odpowiedzi na pytania dotyczące optymalnego ułożenia grafika zasobów
  • powiadomienia dla kierownictwa w przypadku przekroczenia wskaźników KPI