Napotkane problemy w firmach usługowych

Poniżej zamieściliśmy wybrane problemy jakie mogą wystąpić w firmach usługowych w związku z brakiem sprawnego systemu akceptacji dokumentów:

  • W firmie akceptacja wniosków urlopowych następuje poprzez ręczne podpisanie zgody – rozwiązanie sprawdza się w przypadku małych firm posiadających niewielką ilość pracowników, w przypadku firm z dużą ilością pracowników rozwiązanie jest nieefektywne i wprowadza chaos organizacyjny
  • W firmie umowy są przeglądane i oceniane przez kilku pracowników, a opinie są wpisywane do edytora teksu – rozwiązanie pozwala na wydanie rekomendacji dotyczącej danej umowy. Jednak w przypadku, gdy firma przyjmuje dużo umów, a ich opinią zajmuje się kilku pracowników, sposób ten jest bardzo czasochłonny.
  • W firmie akceptacja dokumentów polega na ich przekazywaniu (papierowo/mailowo) do odpowiedniej osoby – rozwiązanie pozwala na akceptacje, ale w przypadku skomplikowanej struktury organizacyjne, gdy kilka osób musi zaakceptować dany dokument, rozwiązanie jest nieefektywne.

Wdrożenie systemu

System eAkceptacje to rozwiązanie, które zapewni pracownikom firm usługowych sprawną obsługę procesu akceptacji dokumentów między innymi poprzez akceptacje zadań, dokumentów, wniosków, delegacji, umów, etc.

Poniżej przedstawiamy przykładowy harmonogram wdrożenia systemu eAkceptacje dla firmy usługowej.

Etap 1 Przygotowanie do wdrożenia

  • Zdefiniowanie potrzeb akceptacyjnych
  • Ustalenie zakresu integracji z systemami  zewnętrznymi
  • Zdefiniowanie zakresu danych niezbędnych do uruchomienia

Etap 2 Uruchomienie systemu eAkceptacje

  • Konfiguracja i personalizacja systemu
  • Uruchomienie mechanizmów integracji z systemami zewnętrznymi
  • Uruchomienie produkcyjne systemu

Przedstawiony harmonogram ma  charakter poglądowy i może się różnić w zależności od branży, skali firmy i zakresu integracji.

Korzyści z wdrożenia systemu eAkceptacje

Wdrażając system eAkceptacje firma osiąga realne korzyści związane z usprawnieniem procesu obsługi akceptacji:

  • Obsługa procesu akceptacji dokumentów w firmach wielodziałowych
  • Obniżenie pracochłonności pochodzącej z procesów akceptacyjnych
  • Podwyższenie efektywności i jakości pracy użytkowników
  • Natychmiastowy dostęp do informacji na temat zadań oczekujących na akceptację
  • Lepsze planowanie zadań związanych z akceptacją umów, wniosków, urlopów itd.
  • Kontrola nad zaległymi umowami, wnioskami, etc.
  • Monitorowanie statusu zadań
  • Możliwość integracji z systemami wykorzystującymi takie technologie jak: SQL, JEE, webservice, jBPM, .NET, SharePoint
  • Możliwość otrzymywania powiadomień przez SMS i aplikacje mobilną