Napotkane problemy w firmach produkcyjnych

Poniżej zamieściliśmy wybrane problemy jakie mogą wystąpić w firmach produkcyjnych w związku z brakiem sprawnego systemu akceptacji dokumentów:

  • W firmie faktury są zatwierdzane w systemie finansowym po ręcznej akceptacji przez pracowników – rozwiązanie jest efektywne w przypadku, gdy ilość faktur i akceptujących jest niewielka, w innym przypadku akceptacja jest bardzo czasochłonna.
  • W firmie działa kilka systemów do obsługi dokumentów, akceptacja każdego rodzaju dokumentów realizowana jest w innym systemie – rozwiązanie sprawdza się w przypadku gdy dokumentów jest niewiele, jednak gdy jest ich dużo rozwiązanie jest nieodpowiednie.
  • W firmie akceptacja delegacji i jej kosztów następuje poprzez ręczne podpisanie zgody – rozwiązanie sprawdza się w przypadku małych firm posiadających niewielką ilość pracowników jeżdżących w delegacje, jednakże w przypadku firm z dużą ilością delegacji jest nieefektywne.

Wdrożenie systemu

System eAkceptacje to rozwiązanie, które zapewni pracownikom firm produkcyjnych sprawną obsługę procesu akceptacji dokumentów między innymi poprzez akceptacje zadań, dokumentów, wniosków, delegacji, umów, etc.

Poniżej przedstawiamy przykładowy harmonogram wdrożenia systemu eAkceptacje dla firmy produkcyjnych.

Etap 1 Przygotowanie do wdrożenia

  • Zdefiniowanie potrzeb akceptacyjnych
  • Ustalenie zakresu integracji z systemami  zewnętrznymi
  • Zdefiniowanie zakresu danych niezbędnych do uruchomienia

Etap 2 Uruchomienie systemu eAkceptacje

  • Konfiguracja i personalizacja systemu
  • Uruchomienie mechanizmów integracji z systemami zewnętrznymi
  • Uruchomienie produkcyjne systemu

Przedstawiony harmonogram ma  charakter poglądowy i może się różnić w zależności od branży, skali firmy i zakresu integracji.

Korzyści z wdrożenia systemu eAkceptacje

Wdrażając system eAkceptacje firma osiąga realne korzyści związane z usprawnieniem procesu obsługi akceptacji:

  • Obniżenie pracochłonności i usprawnienie procesów akceptacyjnych
  • Podwyższenie efektywności i jakości pracy użytkowników
  • Optymalizacja przepływu informacji dzięki powiadomieniom SMS, aplikacji mobilnej
  • Natychmiastowy dostęp do informacji na temat zadań oczekujących na akceptację
  • Lepsze planowanie zadań związanych z akceptacją umów, wniosków, urlopów itd.
  • Kontrola nad zaległymi sprawami i przeterminowanymi zadaniami
  • Monitorowanie statusu zadań wysłanych lub oczekujących na akceptację
  • Obsługa zadań akceptacji w firmach wielooddziałowych i strukturach macierzowych
  • Możliwość integracji z zewnętrznymi systemami.