Napotkane problemy w firmach handlowych

Poniżej zamieściliśmy wybrane problemy jakie mogą wystąpić w firmach handlowych w związku z brakiem sprawnego systemu akceptacji dokumentów:

  • W firmie skany ofert handlowych są przeglądane i oceniane przez kilku pracowników, a opinie są wpisywane do edytora teksu – rozwiązanie pozwala na wydanie rekomendacji dotyczącej danej oferty. Jednak w przypadku, gdy firma przyjmuje dużo ofert, a ich opinią zajmuje się kilku pracowników, sposób ten jest bardzo czasochłonny.
  • W firmie akceptacja ofert handlowych polega na przekazywaniu dokumentów (papierowo/mailowo) do odpowiedniej osoby – rozwiązanie pozwala na akceptacje oferty, ale w przypadku skomplikowanej struktury organizacyjne, gdy kilka osób musi zaakceptować daną ofertę, rozwiązanie jest nieefektywne.
  • Firma posiada system finansowy, który umożliwia wypłatę środków po zatwierdzeniu – rozwiązanie sprawdza się, gdy zatwierdzającym i akceptującym wszystkie płatności jest tylko jedna osoba. Jednak w przypadku gdy akceptacji powinno dokonać kilka osób, ich akceptacje przekazywane są papierowo lub mailowo do osoby zatwierdzającej.

Wdrożenie systemu

System eAkceptacje to rozwiązanie, które zapewni pracownikom firm handlowych sprawną obsługę procesu akceptacji dokumentów między innymi poprzez akceptacje zadań, dokumentów, wniosków, delegacji, umów, etc.

Poniżej przedstawiamy przykładowy harmonogram wdrożenia systemu eAkceptacje dla firmy handlowej.

Etap 1 Przygotowanie do wdrożenia

  • Zdefiniowanie potrzeb akceptacyjnych
  • Ustalenie zakresu integracji z systemami  zewnętrznymi
  • Zdefiniowanie zakresu danych niezbędnych do uruchomienia

Etap 2 Uruchomienie systemu eAkceptacje

  • Konfiguracja i personalizacja systemu
  • Uruchomienie mechanizmów integracji z systemami zewnętrznymi
  • Uruchomienie produkcyjne systemu

Przedstawiony harmonogram ma  charakter poglądowy i może się różnić w zależności od branży, skali firmy i zakresu integracji.

Korzyści z wdrożenia systemu eAkceptacje

Wdrażając system eAkceptacje firma osiąga realne korzyści związane z usprawnieniem procesu obsługi akceptacji:

  • Zwiększenie efektywności podczas obsługi procesów akceptacyjnych
  • Usprawnienie procesów akceptacyjnych
  • Optymalizacja przepływu informacji poprzez wykorzystanie narzędzi mobilnych
  • Lepsze planowanie zadań związanych z akceptacją umów, wniosków, urlopów itd.
  • Kontrola nad zaległymi dokumentami
  • Monitorowanie statusu zadań wysłanych lub oczekujących na akceptację
  • Obsługa zadań akceptacji w firmach wielooddziałowych i strukturach macierzowych
  • Możliwość integracji z zewnętrznymi systemami