System eAkceptacje

W każdej firmie pracownicy zmagają się z nieustanną akceptacją dokumentów, wniosków, faktur, delegacji, umów,etc. Pracodawcy dobrze wiedzą, jak ważny jest dziś w firmie sprawny przepływ informacji pomiędzy pracownikami. Wiele firm wraz ze swoim rozwojem decyduje się na wdrożenie rozwiązań, które wykorzystując  nowoczesne metody komunikacji wspierają pracowników w procesach akceptacji różnego rodzaju dokumentów. Wdrożenie takich rozwiązań ma zapewnić optymalne wykorzystanie czasu zasobów ludzkich w firmie, a więc przynosi wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa obniżając koszty obsługi procesów i usprawniając pracę pracownikom.

System eAkceptacje jest idealnym narzędziem wspomagającym procesy akceptacyjne niezależnie od liczby pracowników, branży, dostarczanych produktów czy usług. System eAkceptacje odpowiedzialny jest za grupowanie i wyświetlanie zadań oczekujących na akcję użytkownika, w tym: akceptacje, odrzucenie lub przeniesienie zadań na inną osobę. Kluczową sprawą jest tu scentralizowanie wszystkich procesów akceptacyjnych w jednym miejscu, tak aby nie było sytuacji, w której do akceptacji delegacji jest jeden system, do akceptacji wniosków urlopowych kolejny, a do akceptacji zamówień jeszcze jeden.

Mamy świadomość, jak ważne jest scentralizowanie procesu akceptacyjnego, dlatego zadania akceptacyjne, dokumenty czy wnioski udostępniane w systemie eAkceptacje mogą być tworzone przez użytkowników lub inne zewnętrzne systemy w firmie np. CRM, a sam proces akceptacji może się odbywać poprzez stronę WWW, e-mail, SMS czy aplikację mobilną.

Poniżej przedstawiono kluczowe funkcjonalności systemu eAkceptacje:

  • Akceptacja zadań/dokumentów poprzez WWW
  • Akceptacja zadań/dokumentów poprzez wiadomości e-mail
  • Akceptacja zadań/dokumentów poprzez aplikację mobilną
  • Akceptacja zadań  poprzez wiadomości SMS
  • Definiowanie własnych obiegów akceptacyjnych
  • Definiowanie własnych formularzy akceptacyjnych
  • Definiowanie akceptacji z wykorzystaniem systemów zewnętrznych
  • Tworzenie kilkuetapowych zadań akceptacyjnych
  • Integracja systemami zewnętrznymi (SharePoint, .NET, Java Tool)
  • Szyfrowanie danych do akceptacji
  • Terminarz akceptacji
  • Predefiniowane obiegi akceptacyjne:
    • Akceptacja umów
    • Akceptacja wniosków o zaliczkę
    • Akceptacja wniosków urlopowych
    • Akceptacja zamówień wewnętrznych
    • Obieg korespondencji przychodzącej
    • Akceptacja faktur i dokumentów kosztowych w firmie
    • Akceptacja delegacji pracowników

ZASTOSOWANIE

Firmy handlowe

Rozwiązanie przeznaczone dla firm handlowych, które w ramach swojej działalności operują na dużej liczbie ofert, umów,  zamówień. Istotnym elementem usprawniającym obsługę procesów akceptacyjnych będzie dostęp do dokumentów  z poziomu urządzeń mobilnych.

Firmy usługowe

Rozwiązanie przeznaczone dla firm usługowych, które posiadają złożone struktury organizacyjne wymagające często wieloetapowej akceptacji umów, wniosków. Istotnym elementem dla tych firm jest skrócenie czasu obsługi procesów akceptacyjnych poprzez obsługę akceptacji z wykorzystaniem SMS, czy urządzeń mobilnych.

Firmy produkcyjne

Rozwiązanie przeznaczone dla firm produkcyjnych, które szukają rozwiązania do akceptacji faktur i dokumentów kosztowych, umów, zamówień ze swoimi kontrahentami i klientami. Istotnym elementem usprawniającym proces akceptacji będzie tu terminarz akceptacji dokumentów i zamówień.

Dostępne wersje Systemu

Zakres funkcjonalny systemu eAkceptacje może zostać dopasowany do skali i potrzeb w kilkunastoosobowej firmie, jak również w firmie posiadającej złożoną strukturę organizacyjną i ponad 200-stu pracowników. Mając na względzie różnorodność potrzeb i oczekiwań, chociażby co do integracji, metod akceptacji o nasze rozwiązanie dostępne jest w jednej z dwóch wersji:
  • Wersja STANDARD – zawiera podstawowe funkcjonalności wystarczające do obsługi niewielkich firm, które które chcą usprawnić procesy akceptacyjne związane np. z: akceptacją faktur, wniosków urlopowych, delegacji dokumentów kosztowych bez konieczności integracji serwisu z zewnętrznymi systemami funkcjonującymi u nich w firmie.
  • Wersja ENTERPRISE – zawiera znacznie szerszy zakres funkcjonalny niż wersja STANDARD i przeznaczona jest dla średnich i dużych firm, których struktura organizacyjna  wymaga często wielostopniowej akceptacji. Ponadto, często złożony model akceptacyjny wymaga dodatkowej integracji z repozytorium dokumentów firmowych lub innymi systemami zewnętrznymi w firmie (np: CRM, ERP, workflow). Dodatkowo, wersja ENTERPRISE zawiera rozwiązania wspomagające proces akceptacji zdalnej wykorzystując aplikacje mobilną, wiadomości SMS czy e-mail.
 

Wersja DEMO

  • Moduł Administracyjny
  • Autoryzacja/Autentykacja
  • Uprawnienia
  • Moduł UI
  • Moduł definiowania formularzy
  • Moduł pomocy kontekstowej
  • Moduł szyfrowania /deszyfrowania danych
  • Moduł komunikacji akceptacji mailowej
  • Moduł powiadomień

Wersja STANDARD

  • Moduł Administracyjny
  • Autoryzacja/Autentykacja
  • Uprawnienia
  • Moduł UI
  • Moduł definiowania formularzy
  • Moduł pomocy kontekstowej
  • Moduł szyfrowania /deszyfrowania danych
  • Moduł komunikacji akceptacji mailowej
  • Moduł powiadomień
  • Moduł aplikacji mobilnych

Wersja ENTREPRISE

  • Moduł Administracyjny
  • Autoryzacja/Autentykacja
  • Uprawnienia
  • Moduł UI
  • Moduł definiowania formularzy
  • Moduł pomocy kontekstowej
  • Moduł szyfrowania /deszyfrowania danych
  • Moduł komunikacji akceptacji mailowej
  • Moduł komunikacji SMS
  • Moduł powiadomień
  • Moduł aplikacji mobilnych
  • Moduł praca – offline
  • Integracja
    • Web Services
    • SQL integration
    • Mail integration
    • Moduł – Integrator „m.NET”
    • Moduł – Integrator „Java.Tools”
    • Moduł – Integrator „SharePoint”

Jak zacząć korzystać z systemu?

Jak działa system eAkceptacje

eAkceptacje to nowoczesny system służący do obsługi zadań akceptacyjnych, udostępniany firmom w modelu SaaS.

Do korzystania z systemu eAkceptacje wystarczy dostęp do internetu oraz przeglądarka internetowa. System dostosowany jest również do pracy na urządzeniach mobilnych typu tablet czy telefon komórkowy (iOS, Android). Wystarczy zarejestrować firmę wybierając odpowiednią wersje usługi.

Jaką wersje systemu wybrać?

System eAkceptacje to elastyczne rozwiązanie, które może być dostosowane do firm z różnych branż.

Można wybrać jedną z  dwóch wersji:

  • Wersja STANDARD
  • Wersja ENTERPRISE

Wersja podstawowa (wersja STANDARD) obejmuje funkcjonalności związane z podstawową obsługą procesu akceptacji dokumentów, ponadto pozwala na dostęp z aplikacji mobilnej. Wersja ta jest wystarczająca dla niewielkich firm, w których uruchomienie systemu nie wymaga integracji z zewnętrznymi systemami funkcjonującymi w firmie.

Rozszerzony zakres funkcjonalny systemu (wersja ENTERPRISE) przeznaczony jest dla firm, w których skala biznesu i jego złożoność wymagają wykorzystania rozbudowanej wersji systemu eAkceptacja. Wersja ENTERPRISE zapewnia między innymi możliwość integracji serwisu z zewnętrznymi systemami funkcjonującymi w firmie.

W przypadku problemów z wyborem odpowiedniej wersji systemu prosimy o kontakt.

Jak rozpocząć korzystanie z systemu?

  1. Zarejestruj się, tworząc konto firmowe na stronie www.eakceptacje.pl
  2. Wybierz interesującą Cię wersje usługi (Demo, Standard, Enterprise)
  3. Dokonaj płatności lub wybierz wersje DEMO, która umożliwi Ci bezpłatne przetestowanie systemu
  4. Po rejestracji otrzymasz e-mail z parametrami dostępowymi do Managera konta
  5. Skonfiguruj eAkceptacje pod swoje indywidualne potrzeby i zacznij korzystać z niego

Co nas wyróżnia?

Dostosowanie do swoich potrzeb

  • System eAkceptacje to rozwiązanie, które poprzez predefiniowaną konfiguracje pozwala na dopasowanie rozwiązania do potrzeby każdej firmy, w której w różnego rodzaju zadania akceptacyjne zaangażowane jest przynajmniej kilka osób
  • Personalizacja usługi – definiowanie dowolnych zadań akceptacyjnych, wniosków, formularzy, wielopoziomowych modeli akceptacyjnych właściwych dla danej branży i w pełni dostosowane do specyfiki firmy

Mobilność

  • Moduł komunikacji SMS umożliwia akceptację / odrzucenie zadania za pomocą SMS
  • Aplikacja mobilna umożliwia przegląd, akceptację i przekazanie zadania z wykorzystaniem aplikacji na urządzenia iOS, Android – także w trybie Samolot lub  przypadku braku dostępu do sieci internet
  • Równoległa akceptacja na kilku urządzeniach

Integracja

  • System zapewnia integrację z systemami zewnętrznymi poprzez Java Tools, Share Point, m.NET
  • System posiada moduł Workflow do samodzielnego definiowania i zarządzania obiegiem zadań w firmie